You are currently viewing Menjalankan Fungsi Manajemen #7

Menjalankan Fungsi Manajemen #7

Pemimpin itu, entah dia seorang gembala atau ketua-ketua organisasi gereja/Lembaga wajib memilki pengetahuan manajemen dan menerapkan  fungsi manajemen itu dalam pelayanan gereja. Tujuannya agar pelayanan menjadi efektif dan efisien, bisa mengantisipasi dan menyelesaikan masalah pada situasi yang tidak terduga, dan pada akhirnya melakukan inovasi untuk menghasilkan nilai tambah, yang mana di akhir pelayanan ada hasil yang dicapai.Ada enam (6) fungsi manajemen yang perlu diterapkan: 

1) Aspek perencanaan: gembala atau pemimpin tidak hanya bertugas menyusun visi dan misi serta tujuan, tapi harus sampai kepada strategi pencapaian yang kemudian menjadi rencana program yang detail per tahunnya. Perencanaan ini hendaknya disusun bersama dan melibatkan orang kunci dalam gereja, serta didahului dengan melakukan analisis SWOT (kekuatan, kekurangan, ancaman, dan peluang) terhadap gereja atau organisasi yang dipimpin. Maka dibuat berbagai raker untuk menyusun rencana tahunan untuk disahkan. Perlu digarisbawahi, jangan menyusun rencana dari atas dan di bawah disuruh melaksanakan (top down approaches). Ini pasti tidak berhasil, karena mereka tidak merasa memiliki. Perencanaan yang baik melibatkan semua pemangku kepentingan dengan mulai mendengarkan mereka yang kita pimpin.

2) Aspek pengorganisasian: pemimpin bertugas menyusun sistem organisasi yang simpel dan berfungsi, bukan hirarki kaku yang membuat simpul pelayanan tidak bergerak. Pengorganisasian yang baik di mana setiap kategori pelayanan diberi kesempatan untuk mengembangkan program pelayanan secara kreatif dan pemimpin sebaiknya hanya berperan memberi arah agar sesuai dengan visi dan misi serta dapat dijangkau. Jangan paksakan ide dari atas karena mereka tidak akan bergerak jika mereka tidak merasa memiliki (sense of belonging).

3) Aspek penempatan personel: pemimpin memastikan semua yang diajak terlibat dalam pelayanan sebagai pengurus itu bekerja. Umumnya personel yang ditempatkan masih awam soal pelayanan. Di sini mereka perlu dibekali tentang arti pelayanan dan bukan hanya pembekalan aturan saja seperti AD/ART. Mereka perlu dibekali secara rohani, diajar nilai-nilai pelayanan gereja dan keterampilan melayani, diberi penguatan, diajak diskusi, dan didoakan dalam tiap kesempatan. Umumnya pelayanan di gereja bersifat voluntir atau sukarela, sehingga perlu ada perlakukan khusus memimpin sukarelawan yang berbeda dengan memimpin orang yang digaji.

4) Aspek pelaksanaan: di dalam pengalaman berorganisasi di gereja seringkali banyak putusan dibuat dalam pelbagai rapat, tapi tidak dilaksanakan. Mengapa itu terjadi? Banyak penyebabnya seperti dibuat putusan tapi tidak memperhatikan kondisi lapangan, tidak dibuatkan anggaran, atau terlalu muluk programnya, atau dipaksakan dari atas. Setiap putusan organisasi harus memperhatikan apakah hal itu dapat dieksekusi dan ditetapkan siapa yang bertanggung jawab dalam melaksanakannya. Pemimpin harus memastikan bahwa apa yang direncanakan dan diputuskan, itu dilaksanakan.

5) Aspek pengendalian dan pengawasan: semua program yang sedang berjalan wajib memiliki mekanisme kerja yang diawasi sehingga tidak melenceng, termasuk mekanisme akuntabilitas penggunaan keuangan. Pemimpin akan menyusun mekanisme pengawasan dan menyiapkan waktu khusus untuk terjun langsung melihat perkembangan pelayanan. Misalnya, suatu gereja lokal membuka pos PI yang baru. Maka harus ada yang bertanggung jawab menjadi pemerhati sekaligus mengawasi perkembangan pos itu, dan jangan hanya kirim uang bulanan ke penginjil itu dan membiarkan tanpa pengawasan.

6) Aspek pelaporan yang menjadi dasar tindak lanjut: pemimpin hendaknya meminta laporan tertulis berkala dalam organisasi yang dipimpinnya, misalnya ada laporan lisan per bulan atau laporan tertulis per 3 bulan atau tahunan. Laporan-laporan ini akan dipelajari dan dibuatkan resume untuk kemudian bersama-sama dievalusi pencapaian atau permasalahan yang terjadi di lapangan. Laporan itu hendaknya jangan dijadikan hanya formalitas manajemen tapi sungguh dipelajari untuk mengetahui kondisi yang sebenarnya untuk dapat menyusun program tahunan selanjutnya.
Pemimpin bukan manajer, tapi pemimpin wajib memiliki kemampuan manajemen. Tanpa pengetahuan manajemen yang baik maka pemimpin hanya menjadi motivator yang fasih bicara, banyak ide tapi hanya “omong doang”. 

Renungan: Rancangan gagal kalau tidak ada pertimbangan, tetapi terlaksana kalau penasihat banyak. – Amsal 15:22.

Salam sehat

Daniel Ronda